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断られない取材依頼の仕方!普段使っているテンプレート(例文)を使って解説

Webメディア運営をする際に必要になってくるのが取材です。

もちろん運営するサイトの扱っているジャンルや、方針によっては取材が必要ないこともありますが、一次情報を取り扱う場合やより正確な情報を知りうるためには取材は必須です。

 

弊社運営サイト「ロカフレ」でも、すべての記事ではありませんが8割以上の記事制作において取材を行っています。

その際、取材の申し込みをすれば100%許可がおりるとまでは言いませんが、多くの依頼先から快く取材許可をいただいています。

 

今回は私が普段行っている取材の申し込み方法を書いていきますので、取材の申し込みをこれからしていきたい方や、普段あまり取材の申し込みをしてもなかなか取材許可をもらえないという方はぜひ参考にしてください。

 

取材の申し込みは準備で決まる

申し込みを受けてもらえるかどうかは、準備で決まるといっても過言ではありません。

しっかりと準備をしたうえで取材を申し込みましょう。

 

相手のメリットを示す

これは取材に関わらずすべての取引に通じることですが、取引はお互いにとってメリットのある内容でなければなりません。

こちらは取材を申し込む側ですから、当然取材をすることにメリットがあります。それがなければそもそも申し込む必要がありませんね。

 

一方で取材を受ける側はどうでしょうか。

取材を受けるということはそれだけの時間を割かなければなりませんし、飲食店などであれば食材を提供するようなケースもありますから、取材を受けることは負担になります。

 

にもかかわらず取材を受けてもらえるのは取材を受ける側にもメリットがあるからです。

そのことを考えず、相手のメリットを示すことができなければ取材を受けてはもらえないでしょう。

 

安易に「取材をすれば宣伝になるのだから、とりあえず申し込めば相手は受け入れてくれるだろう。」という考えではうまくいきません。

 

何を取材したいのかを明確にする

「あなたのお店を取材したいです。」とだけ言われても、自分のお店がどのように取り上げられるのかがわからなければ、不安になります。

ひとくちに取材と言っても自分のお店がよく書かれるのか、悪く書かれるのかがわからなければ気軽に受けられません。

 

「あなたのお店の○○というサービスを普段利用していて、その素晴らしさを広げたいので取材させてください」や「あなたのお店の○○というメニューが女子高生の間で人気になっていると伺いました。ぜひ取材させていただけないでしょうか」というように、より具体的な内容があれば取材を受ける側もイメージが持ちやすく、返事がしやすくなるはずです。

 

一度のメールですべてが伝わるようにする

相手側のメリットや、何を伝えたいのかを明確にすることなど、必要なことはすべて一度のメールで伝わるようにしましょう。

 

「とりあえず興味を持ってもらって返事が来たら詳しいことを書こう」

というやり方はあまりおすすめできません。

 

メールのやり取りというのは面倒くさいものです。

特に知らない相手からのメールに返事をするのはハードルが高く、少し興味を持ったから「興味があります。詳細を教えてください」などと返事をする人はごくわずかです。

 

一度のメールで取材を受けるかどうか判断できるだけの内容をすべて書く方が返事が返ってくる確率は高いです。

 

何件もメールをするから一人ひとりに詳しい内容を書くのは面倒くさいと思うかもしれませんが、丁寧に取材内容を考えて、相手にもメリットのある内容を提示できればきちんと取材を受けてもらえると思うので、一件にしっかりと時間をかけてください。

 

メールに入れておくべき情報

一度のメールですべてを伝えられるようにと言いましたが、ではそのメールにどのような内容を入れればよいでしょうか。

普段わたしが取材を申し込む際に入れている情報を挙げていきます。

 

今回は弊社運営サイト「ロカフレ」で伏水酒蔵小路を紹介したこちらの記事で、取材申し込みをした際のメールを元に紹介していきます。

 

自分のこと

当たり前ですが、自分がいったい何者なのかを最初に示しておきましょう。自分の所属やどういう立場なのかを伝えて、そのうえで今回はどういった意図でメールをしたのかを最初に書いておきます。

はじめまして。株式会社takerootの増田と申します。

今回は弊社運営サイト「ロカフレ」にて伏水酒蔵小路様を取材させていただきたく、メールさせていただきました。

 

なぜ取材を申し込むのか

取材を申し込むということは、相手のことをどこかで知って、取材をしたいと思う経緯があるはずです。そのことを伝えましょう。

わたしは京都に住んでおり、日ごろから伏水酒蔵小路様を利用させていただいております。外観からは想像できないほど入り組んだ、大人の隠れ家的な空間に、いつも楽しませていただいております。今はまだ観光スポットというよりも地元の方々の憩いの場というイメージですが、全国の日本酒ファンにその存在を伝えたいと思い、取材の申し込みをさせていただいた次第です。

 

取材内容と相手のメリット

相手側が具体的なイメージを持ちやすいように、取材内容を示しましょう。その際に相手のメリットも示すことでより、取材許可を得られやすくなるはずです。

伏水酒蔵小路様の魅力は、どの店舗に座っても、他店舗のメニューを出前で楽しめるところと、豊富な日本酒メニューだと思っています。特に十七蔵の利き酒セットは他の店ではまずお目にかかれません。そこで、蔵庭に座り、各店舗のメニューを注文して食レポをするという内容を考えております。また、可能であれば利き酒対決のようなものを行うことで、伏水酒蔵小路様の魅力が伝わる記事を作成することができると考えています。

 

取材日や掲載予定日など

店舗によって忙しい時期や時間帯などがあるはずなので、こちらの取材予定日なども伝えておくとよりイメージがしやすいかと思います。

また、こちらの取材予定日に余裕がある場合はその旨も伝えておきましょう。万が一こちらの予定日に相手の都合が合わなければチャンスを逃してしまう可能性があります。

なお取材日は〇月〇日を予定しておりますが、〇月〇日以降であれば調整が可能ですので、都合の良い日をご教授いただけますと幸いです。

また掲載日は〇月上旬ごろを予定しており、掲載期間等は特にございません。

 

金銭の授受について

取材を受ける側にとって、最も気になるのはこの点かもしれません。

取材を受けることでお金を支払わなければならないのか、もしくは逆にもらえるのか、という点についてです。相手側からは聞きづらいことなので、あらかじめ示しておくとわかりやすくて良いと思います。特に無料であるなら、それを伝えて安心させることが重要です。

取材費等は一切いただきません。食品等の提供のみお願いいたします。

 

テンプレート

実は一件一件、その場で考えて取材の申し込みメールを作成しているのでテンプレートと呼べるものはないのですが、一般的な挨拶部分と、結びの言葉のようなものを書いておくので、もしよければ参考にしてください。

このままコピペしてもらって構いませんが、大切なのは「どのような内容を取材するのか」「なぜ取材をしたいのか」「相手のメリット」なので、そこを自分なりに整理して、上の内容を参考に書いてみてください。

【相手の名前】様 はじめまして。

【自分の所属】の【自分の名前】と申します。

 

今回は弊社運営サイト「【運営サイト名】」にて、【おおまかな取材内容】について記事を作成したく、突然ではございますがメールにてご連絡させていただきました。

【なぜ取材を申し込むのか】 【詳しい取材内容】 【相手のメリット】

 

取材日は【取材予定日】を予定しておりますが、【取材可能な時期】であれば調整が可能ですので、都合の良い日をご教授いただけますと幸いです。

なお取材費は【取材費】で、掲載期間は【掲載期間】を予定しております。

 

その他、ご不明の点等がございましたら ご検討のほどよろしくお願いいたします。

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